はじめに
大学教員をやっていると学生とメールをすることが多くあります。
と思うこともあれば
と思うことしばしば。
メールマナーなんて、特にググることないです。
誰も注意深く教えてくれないです。
それでいきなり社会に出て、仕事でメールを使う。
これだと、まず作法やマナーがわからないとスムーズに仕事ができません。
私も就活したころのメールが残っています。
・・・部活の先輩に送ってる感じがぬぐえない、恥ずかしいものでした。
携帯メール・SMS・ラインなどの影響で携帯から気軽にメッセージができる現代です。
しかし、メール問い合わせやその対応もまだ主流で、在宅・遠隔ワークも話題になってきた現代です。
それを知らずに上司・他の人への配慮もないと自分が損をします。
- 新大学生
- ゼミ選択
- 新社会人
- 転職活動(メールを使わない仕事からメールを使う仕事へ)
などなど、当てはまる場合要注意しておくと損をしなくて済みます。
それでは事例と共に説明します。
よくある事例と解決策
宛先の名前がない
学生番号~の~です。~~は~ですか?
よく学生からこんなメールが届きます。
自宅に住所と内容だけ書かれた宛名のない手紙が届いたらどう思いますか?
不信・無礼・ぶしつけな印象がありませんか?
そもそもあやしくないですか?
教員・政治家・作家・医者などは
事務員さん、会社員などは
特に
- 面識のない人
- 初めてのメール目上の人に送る
以上のメールの場合、必ず
必ず書きましょう。毎回です。
その目上の人が
- 自分を苗字に略してきた頃
- 何回も会って呼び方が固まってきたくらい
以上でやっと「苗字+様」に略しても良いです。
基本この原則を略さないほうが自分のためです。
また、
宛名や名前の記入を意識するだけでメールの印象が激変します。
から
のイメージに変わります。
受け取った方はそのメールに適切に対応しようとします。
もちろんしないことはないとが気持ち的に全然違います・・・
いきなりフレンドリー
「~なんですけど、じゃないんスか (笑)」
たまにこんなメールが届きます。
メールはこれでもないくらいにドライにしましょう。
フレンドリーさは実際に会った時に示しましょう。
メールも含め文章は残るものです。
10年後でも残ってる場合も。
残っているメールを見ると恥ずかしくなります。
タイトルが不適切
タイトルなし
タイトルを付けないと
(件名なし)
という感じで表示されます。
一日何十~百さばいている人にとって、件名で簡潔に内容を示してくれないと困ります。
逆にめずらしいのでメールボックスで稚拙な感じが目立ってしまいます。
タイトルが名前
知りたいのはあなたではなくあなたが何で悩んでいるかです。
どんな問題を抱えているか簡潔にタイトルで要約しましょう。
タイトルを勝手に変える
「~の件ありがとうございました。」
とタイトルを変えてしまうと、気が利いているようですが迷惑なんです・・・。
最近はスレッド形式で、件名に関わるメールがまとまっています。
これがバラつくと管理が面倒になってしまいます。
内容が大きく変わらなければ、件名は変えないようにしましょう。
という意味でも、最初のメールのタイトル付けはとても重要な仕事なのです。
あえてそのメールスレッドを残しておいて、1年後にそれと同じように仕事をすることもできます。
複雑な留学の仕事をやっているとき、よく1年前のメールをコピペして使っていました。
返信がない・遅い
メールを送っているということは、何らかの申込用紙や確認すべきアドレスに用事があって送られている内容です。
「迷惑メールに入ってました」
「確認忘れしていました」
ビジネスの場で用件に応答のない(遅い)場合は、チャンスを自分で失っていることと同じです。
「あとで返信すればいっか」
はやめましょう。
メール読む時間を作ったのであればその場ですぐ返信しましょう。
そうしないと忘れます。
どうしても後にしたい場合はその旨を簡単に返信して手帳にメモしておきましょう。
そう思っておいた方が損はしないです。
- 「返信は不要です」とメールにある時
- 大勢への一斉送信
以上の場合は返信の必要はありません。ですが少人数の一斉送信の場合は
「承知しました」
「ありがとうございます」
と一言あるだけで、送信した人は
と思ってくれるかもしれません。
自動メッセージ出ない限り、必要な用事をメールで送ってくれている人に対して敬意を持ちましょう。
たまにある絶対にやってはいけない事例
感情を込めた批判・否定
要するにクレームや文句メールです。やめましょう。以下その理由をまとめました:
- どんな理由であれ、文章による攻撃は相手やその団体を傷つける。
- 文章はオンライン上でずっと残る。
- そのメールが送り先の団体で転送され、要注意人物指定になる。
- 送った以降はその人・団体からメリットは受けられない=自分の損。
- 読み手はまずはそのクレームを読むことしかできず、ネガティブ感情がたまるしかない。
以上、相手のミスや責任で、クレームなどがあっても文章で感情をぶつけないほうが良いです。
まずはそれを書いてみて、その文面を自分が受け取ったらどう感じるか、想像してみましょう。
そう感じると思います。
どうしてもクレームをしたい場合は、
という感じにしたほうが自分のためです。
まとめ
- 宛名は書く(宛名がない手紙はない)
- 親近感は会ったときに、メールでは距離を置く
- タイトルを適切に
- 返信は速やかに
- メールは攻撃する道具ではなくビジネス
- SNSやラインなど使ってない人もいる
- メールはまだまだ主要なビジネスツール
- 使いこなせるかどうかまでいかなくとも
- 知っているかどうかだけで損得が生じる
以上意識して今からメール作法を意識してみましょう。
おすすめの本
ありません!
図書館で検索するか、この記事のことを守ってくれれば基本は問題ないです。
メールの応用・活用して実際に就職できた時の話については
こちらをどうぞ。
コメント
[…] 評価を下げないメール作法:使い方とその解決策携帯メール・SMS・LINEなどの影響で、気軽に意思疎通できますが、まだメールはビジネス・留学などで必須で作法やマナーがわからないと […]
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